Управление электронной почтой кажется одной из тех задач, которые вы всегда планируете выполнить, когда у вас есть время, но на самом деле это никогда не выполняется. Все больше и больше писем переполняют ваш почтовый ящик, что затрудняет и отнимает много времени на поиск того, что вы ищете. На самом деле вы можете тратить больше времени на поиск нужных писем, чем на их чтение.
Это верно, даже если вы полагаетесь на Gmail, который имеет несколько отличных функций, таких как метки и фильтры, которые упрощают управление электронной почтой. Однако мы здесь, чтобы сказать вам, что организовать свой почтовый ящик Gmail намного проще, чем вы думаете, и дает ряд преимуществ, таких как лучшее управление временем, повышение производительности и улучшение общения.
А эти преимущества, в свою очередь, могут помочь облегчить стресс, вызванный перегруженным почтовым ящиком. Просто следуйте советам, которыми мы поделились в этом посте, и вскоре у вас будет более чистый и простой в использовании почтовый ящик Gmail, а также полное спокойствие.
Убедитесь, что релевантные электронные письма появляются вверху
В почтовом ящике, полном электронных писем, может быть сложно ориентироваться, и поиск необходимой информации может оказаться весьма затруднительным. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваши релевантные электронные письма отображаются вверху. Вы можете сделать это, используя функции, встроенные в Gmail.
По умолчанию Gmail предлагает вам пять вариантов организации электронной почты: «Сначала важные», «Сначала непрочитанные», «Сначала отмеченные», «Приоритетные входящие» и «Несколько входящих». Чтобы изменить, какие электронные письма будут отображаться первыми, выполните следующие действия.
- Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу почтового ящика Gmail, а затем нажмите кнопку «Просмотреть все настройки».
- Когда откроется главная страница настроек, переключитесь на вкладку «Входящие». Затем выберите предпочитаемый почтовый ящик в разделе «Тип входящих».
- Выберите опцию «Сначала важные», чтобы Gmail мог показывать вам сообщения электронной почты, которые он считает наиболее важными. Кроме того, вы можете сначала просмотреть непрочитанные или помеченные сообщения. Вы также можете установить для него значение «Приоритетные входящие», что позволит Gmail узнавать, с какими электронными письмами вы взаимодействуете чаще всего, и отображать их вверху.
Настройте вид папки «Входящие»
С помощью Gmail вы можете настроить свой почтовый ящик различными способами. Например, вы можете выбрать способ отображения сообщений электронной почты.
- Нажмите на значок шестеренки, чтобы открыть панель настроек.
- Выберите режимы просмотра «По умолчанию», «Удобный» и «Компактный». Параметр «По умолчанию» показывает имя отправителя и тип вложения под темой. В этом представлении вы можете открывать вложения прямо из папки «Входящие».
- Опция «Комфортный» позволяет узнать о наличии вложений с помощью значка скрепки, но не позволяет открывать вложения напрямую. Наконец, опция «Компактный» позволяет просматривать на экране больше сообщений электронной почты.
Используйте кнопку «Спам»
С помощью искусственного интеллекта Gmail автоматически определяет, какие электронные письма являются нежелательными и являются спамом, не позволяя им попасть в ваш почтовый ящик. Тем не менее, иногда спам все же может пройти и достичь вашего почтового ящика, что приводит к беспорядку и отвлекает вас от поиска необходимой информации.
Это может произойти, если Gmail не распознает эти электронные письма как спам. Решение в этом случае — пометить эти электронные письма как спам с помощью соответствующей кнопки.
- Установите флажок рядом с электронным письмом, которое вы хотите пометить как спам, чтобы выбрать сообщение.
- Это покажет вам несколько кнопок вверху. Нажмите кнопку, которая отображается в виде восклицательного знака в кружке, чтобы пометить электронное письмо как спам.
Теперь Gmail будет автоматически отправлять все похожие письма от отправителя в папку «Спам», помогая поддерживать чистоту вашего почтового ящика. Альтернативно, если вы считаете электронное письмо полезным, но Gmail пометил его как спам, вы также можете сообщить ему, что это не спам.
Используйте фильтры
Наличие большого количества электронных писем означает, что у вас не будет возможности отсортировать их все вручную и решить, какие из них полезны. К счастью, с фильтрами в этом нет необходимости. Вы можете просто сообщить Gmail, какие электронные письма вы хотите отнести к определенной категории, создав для них фильтры.
- Чтобы создать фильтр, зайдите в настройки Gmail и нажмите вкладку «Фильтры и заблокированные адреса».
- Далее нажмите «Создать новый фильтр».
- Gmail позволит вам выбрать, что будет делать этот фильтр. Вы можете выбирать электронные письма от конкретных людей или содержащие определенные слова, размер электронного письма и даже наличие вложений. Он может напрямую отправлять электронные письма в архив, не заходя в ваш почтовый ящик, или автоматически отмечать электронные письма как прочитанные.
Вы можете создавать различные фильтры для своих электронных писем, чтобы в ваш почтовый ящик попадали только релевантные письма, что позволяет легко просматривать их, когда они вам нужны, не теряя времени.
Избавьтесь от неиспользуемых вкладок
По умолчанию Gmail предлагает пять вкладок, по которым распределяются ваши электронные письма. К ним относятся вкладки «Основные», «Социальные сети», «Форумы», «Обновления» и «Акции». Gmail автоматически помещает различные электронные письма в соответствующие вкладки, помогая уменьшить беспорядок, вызванный информационными бюллетенями, рекламными электронными письмами и т. д.
Однако не всем нужны все пять вкладок, и в этом случае лишние вкладки могут только усугубить беспорядок. В таких ситуациях вы можете отключить неиспользуемые вкладки, зайдя в настройки Gmail.
- На странице настроек нажмите вкладку «Ярлыки» и прокрутите вниз до раздела «Категории».
- Здесь вы можете отображать или скрывать вкладки категорий в соответствии с вашими требованиями, нажимая соответствующие кнопки.
Меньшее количество вкладок также облегчит более частую проверку электронной почты, поэтому вы сможете удалить те, которые вам не нужны.
Архивировать электронные письма
У вас есть два варианта удаления электронных писем, с которыми вы больше не взаимодействуете. Первый — удалить их, при этом они перемещаются в папку «Корзина», откуда они удаляются безвозвратно через 30 дней. Второй вариант — заархивировать их, при этом они перемещаются в папку «Архив».
Архивирование электронных писем означает, что они удаляются из вашего почтового ящика, но не удаляются. Вы по-прежнему можете искать их, если они вам нужны, и найдете их на вкладке «Вся почта». Архивирование помогает вам хранить электронные письма, которые вы, возможно, в данный момент не используете, не позволяя им создавать беспорядок в вашем почтовом ящике.
- Чтобы заархивировать электронное письмо, просто наведите на него курсор, и справа от него появится кнопка «Архивировать». Нажмите на него, чтобы заархивировать.
- Альтернативно, нажмите на три точки в правом верхнем углу, и вы получите различные варианты, которые позволят вам организовать вашу электронную почту.
- Нажмите «Архивировать все видимые элементы», чтобы заархивировать все сообщения электронной почты в вашем почтовом ящике Gmail.
Вы даже можете выбирать электронные письма от определенных отправителей и архивировать их сразу, быстро освобождая место в почтовом ящике.
Включить уведомления на рабочем столе
Хотите отслеживать электронные письма по мере их поступления, чтобы иметь возможность немедленно предпринять необходимые действия? Если да, рассмотрите возможность включения уведомлений Gmail на рабочем столе. Эта функция позволяет вам узнавать каждый раз, когда электронное письмо поступает в ваш почтовый ящик, что позволяет вам управлять электронной почтой в режиме реального времени.
- Чтобы включить уведомления на рабочем столе, откройте страницу настроек Gmail и прокрутите вниз до параметра «Уведомления на рабочем столе» на вкладке «Общие».
- Здесь вы можете включить уведомления для всех писем или только для важных. Отсюда вы даже можете настроить звуки уведомлений по электронной почте. Когда вы закончите, прокрутите вниз и сохраните изменения.
Чтобы в полной мере воспользоваться уведомлениями Gmail на рабочем столе, вам также придется включить уведомления браузера, если они отключены. Включив эту функцию, вы сможете читать, удалять, архивировать электронные письма или отвечать на них, как только они поступят в ваш почтовый ящик.
Отключить звук в переписке по электронной почте
Вы можете часто участвовать в переписках по электронной почте, в которых вы не обязательно участвуете или которые в данный момент не кажутся вам очень важными. Хотя вы всегда можете уйти, другой вариант — отключить звук ветки разговора, чтобы обновления не появлялись постоянно и не отвлекали вас.
Отключение звука в беседах предотвратит появление новых сообщений, но они все равно доберутся до вас. Вы можете найти их в архивах. Это означает, что при желании вы всегда можете проверить их позже или при необходимости найти конкретное электронное письмо.
- Чтобы отключить звук ветки разговора, установите флажок слева от ветки электронной почты, которую вы хотите отключить, чтобы выбрать ее, затем нажмите три точки вверху.
- Появившееся раскрывающееся меню будет содержать опцию отключения звука; нажмите на него, чтобы отключить звук разговора.
Любые новые сообщения в беседе не будут отображаться в вашем почтовом ящике, а будут отправлены непосредственно в архив. Вы можете легко найти отключенные сообщения, введя is:mutedв строку поиска.
Отметьте важные письма
Gmail самостоятельно определяет, какие электронные письма могут быть важны для вас, и добавляет рядом с ними желтый «маркер важности». Однако бывают случаи, когда это может быть невозможно сделать правильно. К счастью, вы все равно можете сообщить ему, какие электронные письма важны, пометив их пометкой.
Хотя Gmail добавляет маркеры важности ко всей цепочке электронных писем, вы можете добавлять звездочки к отдельным письмам в цепочке. Это поможет вам искать конкретные электронные письма быстрее и с минимальными хлопотами.
- Чтобы добавить звездочку, просто нажмите значок звездочки рядом с электронным письмом в почтовом ящике Gmail.
- Закончив ветку электронной почты, вы можете удалить звездочку, еще раз щелкнув значок звездочки.
По мере того, как вы продолжаете добавлять и удалять звездочки, Gmail будет лучше определять, какие сообщения важны для вас. Вы можете получить доступ ко всем помеченным письмам, воспользовавшись опцией «Помеченные» на левой панели папки «Входящие».
Используйте ярлыки для организации ваших писем
Gmail использует ярлыки для разделения писем на разные категории, например «Входящие», «Корзина» и «Черновики». Он также позволяет вам создавать свои собственные метки и даже добавлять к сообщению электронной почты более одной метки. Метки действуют как теги, упрощая поиск нужного сообщения, и вы даже можете вкладывать метки, например, в подпапки.
Метка может иметь длину 225 символов и иметь цветовую маркировку для лучшей видимости. Вы также можете настроить Gmail так, чтобы он автоматически добавлял ярлыки к письмам по мере их поступления.
- Чтобы создать ярлык, прокрутите вниз левую часть папки «Входящие» Gmail, пока не дойдете до раздела «Ярлыки». Нажмите на значок «+», чтобы создать новую метку.
- В появившемся окне вы можете выбрать имя метки и указать, хотите ли вы вложить ее в существующие метки. Нажмите кнопку «Создать», чтобы создать метку.
Использование ярлыков может упростить организацию вашего почтового ящика Gmail, но их следует использовать стратегически. Хотя вы можете создать множество ярлыков, слишком большое их количество приведет к одной и той же проблеме, поэтому правильный баланс имеет решающее значение. Или вы можете положиться на сторонние приложения, которые помогут вам добавлять метки в виде вкладок для облегчения доступа.
Попробуйте несколько почтовых ящиков
В Gmail есть функция «Несколько входящих», которая позволяет вам управлять несколькими учетными записями Gmail через единый почтовый ящик. Поскольку количество учетных записей Gmail, которые вы можете создать, не ограничено, вы можете иметь отдельные учетные записи для дома и работы и управлять ими с помощью нескольких ящиков «Входящие».
- Чтобы включить несколько почтовых ящиков, откройте Gmail и щелкните значок шестеренки, чтобы получить доступ к настройкам.
- Прокрутите вниз до раздела «Тип почтового ящика» и выберите опцию «Несколько входящих». Включение этого параметра позволит вам создать несколько панелей для разных категорий электронной почты, таких как тема, тип, отправитель и т. д.
Вы также можете выбрать определенные электронные письма для отображения в другом почтовом ящике и настроить каждый раздел в соответствии со своими приоритетами. Функция «Несколько входящих» помогает обеспечить более четкое представление различных категорий электронной почты, обеспечивая более быструю работу пользователя.
Включить подсказки в Gmail
Если вы получаете много спам-сообщений, скорее всего, вы пропустили несколько важных писем, пытаясь избежать спама. Функция Nudge в Gmail может помочь вам в таких случаях, напоминая о важных сообщениях электронной почты, требующих вашего внимания. Он работает на основе алгоритма, который помещает электронные письма, требующие ответа от вас или другой стороны, в верхнюю часть вашего почтового ящика.
Эта функция может быть очень удобной, если вам нужно напоминание об отправке ответов или последующих электронных писем.
- Чтобы включить подсказки, зайдите в настройки Gmail и прокрутите вниз на вкладке «Общие», пока не дойдете до раздела «Подсказки».
- Установите флажок, чтобы включить подсказки как для писем, на которые нужны ответы, так и для последующих предложений.
После того, как вы включили подсказки, Gmail автоматически будет отображать электронные письма, требующие ответа, в верхнюю часть вашего почтового ящика. Он предложит электронные письма, на которые вы, возможно, забыли ответить, а также те, которые требуют отправки дополнительного письма. Таким образом, вы можете быстро обрабатывать сообщения электронной почты по мере необходимости, вместо того, чтобы позволять им накапливаться в вашем почтовом ящике.
Используйте хэштеги в Gmail
Как мы объясняли выше, вы можете создавать ярлыки для удобной организации сообщений электронной почты и управления ими. Однако, если вы хотите пойти еще дальше, вы также можете использовать хэштеги при составлении электронных писем, а затем использовать их для легкого поиска определенных писем в своем почтовом ящике.
- Например, вы можете отправлять клиенту электронное письмо по поводу проекта и можете использовать хэштеги #follow-up, #project-details, #name-of-the-project и т. д. в конце сообщения.
- Теперь для поиска электронных писем, ограниченных этой темой, требуется только поиск по этим хэштегам в поле поиска.
Когда вы вводите хэштеги в поле поиска, все сообщения электронной почты, содержащие эти хэштеги, появятся в результатах поиска. Вам больше не нужно вручную сортировать тонны писем, чтобы найти то, что вам нужно.
Создайте несколько псевдонимов Gmail
Вы можете создать несколько версий своего адреса электронной почты в Gmail с помощью знака «+» и различных комбинаций цифр и слов. Это позволит вам фильтровать электронные письма от разных отправителей, помогая поддерживать чистоту и порядок в вашем почтовом ящике. Просто не забудьте создать уникальные псевдонимы при регистрации.
Добавление «+any.alias» к вашему адресу электронной почты позволит письмам попадать в ваш почтовый ящик. Например, если ваш адрес электронной почты — johndoe@gmail.com, вы можете создать разные его версии, например johndoe+friends@gmail.com или johndoe+work@gmail.com.
И вы можете просто фильтровать электронные письма и отделять важные сообщения от нежелательной почты. Вы можете поделиться конкретным адресом электронной почты со знаком «+» с людьми, например с близкими контактами, чтобы эти сообщения попадали в ваш приоритетный почтовый ящик.
Хорошая идея — сделать псевдонимы электронной почты понятными, чтобы вы помнили, для какой цели вы их создали. Этот совет также полезен при управлении такими вещами, как подписки, подключенные к вашей учетной записи, поскольку вы можете создать определенную группу для каждого псевдонима.
Советы, которыми мы поделились здесь, помогут вам быстро и легко организовать свой почтовый ящик Gmail, упрощая управление электронной почтой. Почти каждый из них легко опробовать и реализовать, и это займет всего несколько секунд. Некоторые из них вы даже можете опробовать при использовании Gmail на мобильных устройствах.
Если вы ищете дополнительные варианты, которые помогут упростить организацию вашего почтового ящика Gmail, есть несколько расширений и надстроек для браузера, которые, возможно, стоит проверить, например, приведенные ниже.